皆さん、こんにちは。大阪府大阪市淀川区を拠点に、防虫工事・補修工事・拡張工事・リフォームなどを行っている株式会社北浦工務店です。
工場の補修工事や拡張工事を行う場合、担当者の方は社内で稟議を通す必要があります。この際、丁寧に稟議書を書いているのに通らず、困ってしまうことも多いでしょう。
実は、稟議を通すための大きなポイントは、工事の「見積もり」にあります。施工業者から適切な内容の見積もりをもらい、それをもとに稟議書の作成＆上司への説明を行うと、稟議が通る確率は大きくアップするのです。
そこで今回は、社内で稟議が通りやすくなる見積もりのポイントについて解説します。
■なぜ稟議が通らないのか？ 問題は「見積もり」にあり！
最初に、根本的な問題である「そもそもなぜ稟議書が通らないのか？」という点について考えてみましょう。まず、工場で何らかの工事をする時は、工場の担当者が施工業者を探して見積もりを取ります。2～3社から見積もりを取って相見積もりを行い、最終的な依頼先を決定するのが一般的です。
依頼先が決まったら、工場の担当者は稟議書を作成し、上司に提出します。そして検討の上、無事に稟議が通れば正式に契約を結びます。ところが、この稟議がなかなか通らず、工事を開始できないケースは珍しくありません。一体なぜなのでしょうか？
主な原因は、見積書の内容がわかりづらいことです。一般的に、見積書は費用だけが記載されていたり、専門用語だらけで内容が理解しにくかったりするケースが目立ちます。
そのため担当者も、「この金額は適切なのか？」「具体的にどういった工事を行うのか？」といったことを、上司にうまく説明できないケースが多いのです。これでは稟議が通らないのも当然といえます。
また、担当者が見積書の内容を理解できないために、値段の安さだけで業者や工事内容を決めてしまうケースもよく見られます。その結果、適切な工事を行うことができず、一時的には不具合が改善するものの、すぐに補修が必要になってしまうケースもあるのです。
こういった事情を考慮すると、工場の担当者に必要なのは「内容がわかりやすく稟議の通りやすい見積書」であることがわかります。以下の項目では、適切な稟議書の内容や担当者がチェックすべき点について詳しく見ていきましょう。
■稟議が通りやすい見積もりとは？
工場の担当者に必要な「稟議が通りやすい見積もり」とは、一体どのようなものなのでしょうか？ ポイントはいろいろありますが、簡潔にいうと「工事の完成形がイメージでき、工事内容や利点が要約説明しやすい見積もり」が理想です。
工事はまず、仮囲いや足場を設置する「仮設工事」から始まり、さまざまな工程を経て完了します。必要な資材や道具、人員、そして費用は工程ごとに異なります。そのため、見積もりも実際の工事の順序で記載されていないと、内容を把握しづらいのです。
理想的な見積書は、養生から始まり天井改修、壁改修と続き、設備工事を行って最後に床仕上げ工事というように、工事の順番通りに見積もり項目が並べられています。これなら、工事の全体的な流れが一目でわかり、各工程にいくらかかっているのかも簡単に理解できます。
そして、仕様の記載も重要です。たとえば、「天井にカビが生えたので改修したい」という場合、どんな場所でも同じような工事をすればいいわけではありません。カビの原因や施設の状況に応じて、適切な工事は変わってくるからです。そのため仕様欄には、工事が必要になった原因とその改善策を、わかりやすく記載する必要があります。
仮にカビの原因が結露なら、断熱工事によって結露を防ぐ必要があるでしょう。そこで仕様欄には、結露対策の断熱材が厚さ25mm、仕上げは防カビ塗装といった内容を記載します。「何が原因で、どのように改善するのか」という具体的な情報が、見積もりに説得力を与えるのです。
こういった見積書があれば、客観的な情報に基づいた説得力のある稟議書を書くことができます。社内での会議や打ち合わせにおいても、工事の内容や業者選定の理由をわかりやすく説明でき、上司の納得も得られやすくなるでしょう。
■担当者必見！ 見積書のチェックすべき箇所
業者が「わかりやすく作りました」と言ってきたとしても、実際に見積書を見て比較検討するのは工場の担当者です。そのため担当者は、見積書のどこをチェックすればいいのかを知っておく必要があります。
見積書でまず確認すべきなのは工事項目、次に仕様です。どうしても金額に目が行きがちですが、金額は工事の項目・仕様の商品的価値を数値化したものにすぎません。工事内容や仕様が違えば、当然金額も違ってきます。前述した通り、金額だけを基準に施工業者や工事プランを選ぶと、トラブルにつながることもあります。
そこでまずは、各工事項目の確認から始めましょう。たとえば、床の改修工事なら、全面塗り替えでも部分塗り替えでも、既設の床をめくったり研磨したりします。この場合、工場内の養生は必須なので、見積書に養生の項目があるのかどうかは確実にチェックすべきです。
同様に、壁を貫通して製造ラインを伸ばすのならば、貫通部の補強や化粧仕舞が必要不可欠ですから、それらの項目があるのかを確認しなければなりません。このように1つ1つの項目に着目すると、工事の詳細な内容や手順までは理解できなくても、見積もりが適切なのかどうかを判断できます。
特に養生、補強、最後の仕舞については、業者によって認識の差が出やすい傾向があります。これら3点に関しては、事前に社内である程度仕様を決めた上で、業者との打ち合わせに臨むことも大切です。
たとえば、養生は天井から床面までシート目張りで、補強は既設の壁が揺れないようにする。化粧仕舞は鉄骨が見えないように化粧カバーを付け、ホコリが溜まらないように配慮するなど、工事内容次第で無数の選択肢があります。
認識の食い違いを防ぐためにも、「こうだったらいいな」という簡単なものでも構わないので、要望はしっかりと施工業者に伝えましょう。仕様が事前にある程度決まっていれば、見積書の確認作業もやりやすくなります。
■北浦工務店は、担当者の方にわかりやすい見積書を作成しています！
ここまで見てきたように、見積もりは稟議を通す上で大きな役割を果たしています。つまり業者選定においては、わかりやすい見積もりを出してくれるかどうかも重要なポイントです。
そこで北浦工務店では、担当者様が内容を理解しやすく、会社への説明もしやすい見積書を作成しています。工事の流れに沿って項目を並べ、工事の内容や費用も詳しく記載いたしますので、全体像をスムーズに理解することが可能です。
また、「なぜ換気扇はこの場所でこの大きさなのか？」「なぜ入口の場所が既設と違うのか？」など、見積書に書ききれない内容は、別途説明メールを送信したり資料を添付したりして対応しています。都合の悪い点を曖昧な表現でごまかすようなことはいたしません。
担当者様だけでなく、その上席の方々にも工事の利点や完成イメージを共有できるよう、常に具体的でわかりやすい見積もり制作を心がけています。見積もりに関するご要望や不明点・疑問点があれば、何でもお気軽にご相談ください。
■工場の改善・補修工事なら、北浦工務店にお任せください！
北浦工務店は、大阪を拠点に工場の補修・改修工事全般を行っている会社です。その他にも、省エネ工事や拡張工事、防虫工事、防カビ工事、異物混入対策など、幅広い工事を手掛けています。大手工場の施工実績もあり、現場は食品工場が中心です。
工場の補修・改修工事においては、全工程を自社で完結させるワンストップソリューションを提供しております。改修工事の際には、電気工事などさまざまな分野の付帯工事が発生しますが、北浦工務店ではそのすべてに一括対応可能です。分野ごとに個別の業者に依頼する必要がないため、契約や打ち合わせの負担を軽減でき、外注による中間マージンも発生しません。
また、豊富な経験と専門的な知識に基づく高い提案力も強みです。抽象的なお悩みから具体的な解決策を考案したり、トラブルを根本的な原因から改善したりと、効果的な提案ができます。お客様に寄り添った対応をお約束いたしますので、工場の補修・改修工事のご依頼やお悩みがございましたら、北浦工務店までお気軽にご相談ください。
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